DICAS
COMO FAZER APRESENTAÇÕES - Paulo Blikstein
1. Preparação: a Ficha Mental

1.1. O que é Ficha Mental?

A Ficha Mental é um roteiro para guiar o comunicador em aulas, apresentações, abertura e condução de reuniões ou em outras situações de comunicação (entrevistas, telefonemas, etc).

A Ficha Mental tem, pelo menos, três grandes vantagens:

- Confere ao comunicador segurança, clareza e objetividade, na medida em que pode organizar a seqüência lógica das idéias, e programar o domínio do ouvinte e do território.

- Faz com que o comunicador mantenha a direção e "venda" a idéia ou objetivo básico ao público-alvo num tempo adequado e bem administrado.

- Possibilita ao comunicador enfrentar com tranqüilidade questões difíceis ou comprometedoras.

Para preparar uma Ficha Mental devemos seguir os itens abaixo.

1.2. Inventário

O inventário é a fase inicial da preparação da Ficha Mental e consiste no levantamento de informações, idéias, argumentos, ganchos e recursos audiovisuais a respeito do tema.

1.3. Seleção

Após o inventário, devemos escolher as informações principais e imprescindíveis, considerando sempre três fatores decisivos:

- Tempo disponível;
- Objetivo da apresentação;
- Público-alvo.

1.4. "Costura"

Depois de selecionar as informações, devemos organizar a mensagem numa seqüência lógica de idéias, argumentos e ganchos. É muito importante planejar um gancho na introdução e outro na conclusão, a fim de "ganhar" o ouvinte no início e no final da apresentação. No caso de apresentações em grupo, é sempre recomendável que um apresentador passe a palavra para o colega seguinte mantendo a continuidade e criando uma expectativa positiva sobre a próxima fala.

1.5. Investimento

Distribuição proporcional do tempo e das técnicas/recursos que devem ser dedicados a cada idéia ou argumento, em função do objetivo a ser "vendido" ao público. É importante investir tempo na conclusão, lembrando sempre que "bem está o que bem acaba": o final da apresentação possivelmente será mais lembrado do que todo o resto. No exemplo abaixo, o apresentador "investiu" 6 minutos (30% do tempo total) nas vantagens e resultados da proposta.

Exemplo:

APRESENTAÇÃO DE 20 MINUTOS
I) Introdução (4 min)
1 min Tema
1 min Plano de apresentação
2 min Importância do tema

II) Desenvolvimento (10 min)
2 min Histórico
4 min Problemas
4 min Alternativas

III) Conclusão (6 min)
3 min Vantagens
2 min Resultados
1 min Objetivo final

- Utilize ficha-cola para auxiliar a ficha mental.

Elabore uma "ficha" com palavras ou frases-chave que sirvam como lembretes da seqüência da apresentação. Destaque os pontos essenciais e marque com outra cor aqueles que poderão eventualmente ser descartados no caso de falta de tempo.

Exemplo:
1. O que é Marketing.
2. Plano de marketing antigo.
3. Resultados anteriores.
4. Contratação da consultoria.
5. Novo plano de marketing.
6. Novos resultados.
7. Conclusão: novo plano.


- Procure sempre conhecer o território e o ouvinte.

Território: tamanho da sala, acústica, horário e duração da palestra (manhã, tarde ou noite), atividades anteriores e posteriores à palestra, equipamentos audiovisuais, compatibilidade de software e hardware, disposição de mesas e cadeiras, espaço para movimentação.

Ouvinte: número de pessoas, nível cultural, interesses, expectativas em relação ao tema, preferências político-ideológicas, religiosas, esportivas e características regionais.

1.6. Recomendações

- Tenha fichas mentais prontas

Para não ser "apanhado de surpresa", desenvolva o hábito de preparar fichas mentais referentes aos assuntos e temas que envolvam as suas atividades, bem como os objetivos da organização. Além disso, tenha sempre preparada uma ficha mental da sua auto-apresentação.

- Brainstorming de perguntas

Com o auxílio de um colega, ensaie respostas para perguntas difíceis, constrangedoras ou absurdas, para "testar" e aprimorar sua reação:

"Achei a apresentação muito superficial. É só isso que você tem para apresentar?"
"Você falou muito da Ucrânia. Qual a capital do país?"
"Você escreveu exceção com dois "esses"!
"Desculpe, posso atender meu celular?"
"Acaba logo que a gente quer almoçar?"

- Utilize contornos estratégicos em questões difíceis

Use comentários, observações. Perguntas ou lembretes para ganhar tempo e preparar uma rápida ficha mental, a fim de responder a questões "difíceis":

"Antes de responder, eu gostaria de saber o seu nome (com um sorriso)..."
"O Pedro (ou Simone) me perguntou se... Essa é uma ótima pergunta..."
"Essa é uma pergunta muito pertinente...".

- "Ensaie" e memorize a ficha mental.
Nunca faça uma apresentação sem ensaiar (mesmo que rapidamente). Somente nos ensaios é que percebemos se o tempo é ou não suficiente, se nosso vocabulário é insuficiente ou se as explicações não estão claras.


2. Execução

2.1. Visualize e "alivie" a mensagem

- mantenha contato visual com a platéia: observe e controle o comportamento dos ouvintes;
- movimente-se no território da comunicação;
- seja conciso: cuidado para não se perder em longas explicações;
- oriente a platéia: informe-a da seqüência da apresentação;
- enfatize com gestos, postura e movimentos;
- utilize entoações, pausas e volume da voz para destacar os ganchos e os pensamentos principais;
- sofistique os recursos audiovisuais: slides e/ou transparências com gráficos, figuras, imagens, frases de efeito;
- seja icônico (visual) e "cool" (suave);
- se o assunto for muito técnico, estabeleça conexões com o cotidiano e use exemplos práticos.

2.2. "Ganhe" o ouvinte

- Na abertura e na conclusão utilize ganchos e ruídos positivos.
- Na abertura, por exemplo, podemos usar um slide com apenas uma imagem e pedir a determinados ouvintes que indiquem o tema da apresentação.
- Na conclusão, planeje sempre algo que marque o público: um citação, um pensamento, uma imagem que resuma os resultados do projeto, uma pergunta etc.

2.3. Empregue vocabulário padrão "ao alcance de todos".

Avalie o repertório da platéia e use o vocabulário adequado. Sempre traduza expressões em outros idiomas, mesmo que pareçam "fáceis" ("downsizing", "exposure", "asset management", "benchmarking", "corporate", "software", "hardware"). É importante também explicar o significado de siglas (MSDN, ICQ, HTML, FSP, OESP, MS etc).

2.4. Dê um "toque humano"': utilize termo emotivos e crie empatia.

Utilize citações, faça referências a personalidade carismáticas, conte experiências pessoais ligadas ao tema.

2.5. "Mexa" com o ouvinte, provocando respostas.

- Faça perguntas "dirigidas".

"Carlos, eu sei que você gosta de computadores. A internet mudou a sua vida?"
"Cristina, você já teve algum problema com seu banco?"
"Roberto, como você aplica seu dinheiro?"
"Vocês sabem como é fabricado um avião?"


3. Precauções

3.1. Procure Ter uma visão global e crítica da situação

- Tenha sempre em mente:
- Estar em sintonia com o repertório do destinatário.
- Cuidar dos estereótipos.
- Avaliar o contexto da comunicação

- Evite ruídos negativos
- Comentários depreciativos.
- Projetor ou televisão ligados sem necessidade.
- Anotações impertinentes na lousa ou no flipchart.
- Objetivos pessoais desorganizados/vestuário desalinhado.

3.2. Cuidado com

- Desorganização
- Incoerência
- Falta de motivação
- Falta de empatia
- Falta de clareza
- Falta de contato visual: olhar para o infinito, olhar só para um determinado ouvinte (chefe, diretor, professor etc).
- Voz baixa
- Falta de entonação: tom monocórdio
- Gestos e/ou movimento exagerados ou conflitantes
- Postura rígida e autoritária
- Monotonia
- Excesso ou falta de formalidade: procure adequar o "tom" da apresentação ao público alvo
- Uso inadequado ou mistura de registros e níveis lingüisticos (gíria, linguagem chula etc)
- Uso do clichês, lugares comuns e frases feitas, a não ser que seja intencional:

"Como diria o poeta..."
"Tudo é relativo"
"Minha/sua vida daria um livro"
"Depende da cabeça de cada um"
"Todo mundo me conhece aqui...."
"Basicamente é isso...", "É isso aí".


3.3 Não peça desculpas por antecipação nem decepcione o público

"Não deu tempo para preparar a apresentação"
"Eu tinha muito mais o que falar"
"A apresentação não está muito boa"
"Eu ia trazer alguns folders, mas não consegui pegá-los"
"O xerox dos handouts não ficou pronto"
"Vocês não vão entender nada dessa parte, mas..."
"Vocês não devem ter entendido nada, mas é isso aí..."
"Não sei se fui claro..."